安徽黃山會議接待須知

黃山會議接待須知，隨著全國會務(wù)市場的成熟，越來越多的黃山旅行社逐漸增加和轉(zhuǎn)型會議會展這塊的業(yè)務(wù)，黃山友誼國際旅行社也跟隨大流，也開辟了黃山會議會展地接服務(wù)部門，因主公司旅行社的背景，手上擁用優(yōu)質(zhì)的黃山酒店與合肥酒店的資源，公司內(nèi)部有一批訓(xùn)練有素專業(yè)的會秘、導(dǎo)游等從業(yè)人員。另外公司的強(qiáng)大旅游車隊是各種來黃山、合肥的培訓(xùn)會、企業(yè)年會、新產(chǎn)品發(fā)布會、行業(yè)技術(shù)論壇會議等商務(wù)會議的堅強(qiáng)厚盾。為更好的完成各項接待任務(wù)，公司進(jìn)行了精細(xì)化的管理，公司分會議業(yè)務(wù)咨詢部、會議酒店采購部、會議考察計調(diào)部、會議接待部（會秘，會議現(xiàn)場財、導(dǎo)游等）等部門，公司按ISO流程將各部權(quán)責(zé)明細(xì)化，將接待形成流程化的文件傳達(dá)現(xiàn)場。讓我們形成：“善于學(xué)習(xí)、持續(xù)改進(jìn)、有效整合、踏實努力、勇往直前” 的接待文化，以PDCA循環(huán)為基礎(chǔ)，力爭成為全國一流的黃山會議接待公司。

實話實說，黃山友誼旅行社（以下簡稱黃山旅行社）-黃山會議接待部門成立之初，部門里只有2名員工配置，別說接待大型會議了，我們連什么是正規(guī)會議的流程與表單都搞不清楚，我們對會議的理解就是：幾十人或者幾百人，在酒店預(yù)定好房間，然后利用半天或者一天的時間在會議室里交流一下，主要的目的還是會后旅游。從現(xiàn)在公司的專業(yè)角來講是不正確的。真正的會議接待服務(wù)，對于會議接待方來說，所需的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些。因此黃山旅行社-黃山會議地接部門，形成了一套完整的會議流程，大體包括以下多方面的內(nèi)容：

一、會前部分：

1、會議主題確定：初步與客戶確定本次會議的主題、目的、時間等相關(guān)信息

2、會議議程設(shè)定：確定會期、討論內(nèi)容、宣傳方式等

3、甄選會場：根據(jù)客戶提出的前期預(yù)算，結(jié)合企業(yè)所掌握的當(dāng)?shù)氐臅h酒店數(shù)據(jù)庫，為客戶推薦適合舉辦此次會議的場所，并確定下來

二、會中部分：

1、嘉賓接機(jī)：落實參會嘉賓或部分領(lǐng)導(dǎo)是否需要接機(jī)，并提前選擇有正規(guī)運(yùn)營資質(zhì)的車隊安排相關(guān)用車計劃

2、簽到接待：所有的來賓第一時間抵達(dá)會議酒店后，均需進(jìn)行簽到環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)很重要，工作量較為繁重

3、會場布置：根據(jù)會議主題、企業(yè)文化等信息對會場進(jìn)行包裝布置，并保證所有效果美觀度

4、設(shè)備安裝：由于某些會場需要特殊效果營造，所以需要提前架設(shè)如：LED帕燈、啟動球、電子燈具等設(shè)備，并提前做好調(diào)試工作

5、會議執(zhí)行：安排專人對整場會議進(jìn)行跟蹤執(zhí)行，隨時協(xié)調(diào)臨時情況，保證做到個環(huán)節(jié)之間無縫切換

6、會秘服務(wù)：由專人負(fù)責(zé)會議期間的一切非保密性記錄工作

7、攝影攝像：一般設(shè)置攝影師、攝像師各一名，將現(xiàn)場一一記錄下來

8、晚宴策劃：晚宴的流程非常重要，演出內(nèi)容一定要與會議主題相融合

9、酒水調(diào)配：通知簽約酒水供應(yīng)商按時、保質(zhì)保量的提供酒水服務(wù)

三、會后部分：

1、會后考察：幾乎每個會議之后都需要旅游考察安排，要根據(jù)客戶預(yù)算提供性價比高的周邊旅游產(chǎn)品服務(wù)

2、禮品制作：會議禮品往往是被大多數(shù)公司忽略的地方，不一定要很昂貴，但是一定要有紀(jì)念意義

3、嘉賓返程：會議結(jié)束后的最繁重工作就是嘉賓的返程，這一環(huán)節(jié)安排得當(dāng)與否，直接影響到主辦方此次會議的滿意度

　　這些內(nèi)容都是我們通過不斷的總結(jié)得來的，看似輕松的幾行文字，背后隱含著世通會議公司員工的不懈的學(xué)習(xí)、完善與整理的努力，當(dāng)初為了公司發(fā)展，我們進(jìn)行了很多的嘗試，平面廣告、上門拜訪、電話銷售。均沒有得到很好的效果，最終我們經(jīng)過研究確定了公司發(fā)展的思路：通過精品、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程化的服務(wù)留住老客戶的信任，并依托互聯(lián)網(wǎng)、相關(guān)協(xié)會，不停的開發(fā)新的客戶，將公司的服務(wù)項目面向全國客戶拓展。

近年來，黃山會議接待公司-黃山旅行社，在依托專業(yè)公的管理、一站保姆式的服務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)以及商務(wù)。公司逐漸成為安徽會議接待行業(yè)的一匹黑馬，公司2016年會議接待場次達(dá)50多場，超過600人的高標(biāo)會議有5場，其中不乏與一些大公司合作，如：DELL、聯(lián)想、鋼之家網(wǎng)、金正大化肥等很多來自全國各地的企業(yè)客戶（其中金正大化肥黃山訂貨會與會人數(shù)達(dá)2000人），并順利成為以上企業(yè)的安徽及華東地區(qū)優(yōu)秀的會議會展合格供應(yīng)商。同時也為我們的會議接待業(yè)務(wù)水平提升奠定了堅實的基礎(chǔ)。展望2017年，公司將全力投入到互聯(lián)網(wǎng)推廣，更回緊密的加強(qiáng)與各大協(xié)會、企業(yè)合作，不斷的更新、改善、提高公司高水平會議接待業(yè)務(wù)技能。力爭在收獲財富的同時，也積累了很多的優(yōu)質(zhì)客戶的信任。

榮譽(yù)面前，我們沒有驕傲，會展旅游行業(yè)中還有很多我們沒有接觸過的地方，黃山旅行社-黃山會議接待部門的同事，正以飽滿的熱情和勇往直前的精神奮力向。我們堅信，在未來的中國會展旅游市場中，我們?nèi)詫⑹怯肋h(yuǎn)沖在最前沿的那一匹黑馬。

來安徽合肥、黃山開會，就請選擇優(yōu)秀的黃山會議地接公司-黃山友誼國際旅行社有限公司，我將以萬全的準(zhǔn)備承接：各位來黃山培訓(xùn)會、黃山企業(yè)年會、黃山產(chǎn)品發(fā)布會、黃山訂貨會，以及來黃山參加的各類商務(wù)活動。

黃山友誼謁誠為您服務(wù)！

黃山會議接待服務(wù)熱線：0559-2355815   18355991173